Căn cứ Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành theo Quyết định số 3170/QĐ-ĐHSPKT ngày 01/01/2023, Phòng KHCN hướng dẫn Quý Thầy, Cô thủ tục xin hỗ trợ kinh phí tham gia hội nghị hội thảo khoa học như sau:
1. Điều kiện để nhận được hỗ trợ:
- Người được hỗ trợ phải là viên chức, người lao động của Nhà trường;
- Người được hỗ trợ phải là tác giả bài báo toàn văn được BTC chấp nhận báo cáo và đăng trên kỷ yếu hội nghị;
- Người được hỗ trợ phải có thư mời đích danh đi báo cáo tại hội nghị..
2. Về mức kinh phí hỗ trợ: vui lòng xem trong file Quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành.
3. Về thủ tục xin hỗ trợ
Người xin hỗ trợ đi báo cáo tại hội thảo, hội nghị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 ĐƠN XIN HỖ TRỢ KINH PHÍ THAM GIA HỘI NGHỊ/HỘI THẢO: TẢI FILE ĐÍNH KÈM TẠI ĐÂY
- 01 thư mời đi báo cáo của BTC hội thảo, hội nghị.
- 01 thư chấp nhận đăng/báo cáo.
- 01 bản in bài báo toàn văn đã được BTC chấp nhận.
- 01 bản photo trang chương trình hội thảo, hội nghị có thể hiện bài báo cáo của người nhận hỗ trợ (nếu có).
Hồ sơ trên vui lòng nộp trực tiếp về Phòng KHCN để xem xét và xác nhận.
4. Hồ sơ thanh toán:
- 01 Công lệnh cử đi của Nhà trường có đầy đủ chữ ký và con dấu nơi đến(liên hệ Phòng TCHC để in công lệnh sau khi đơn xin hỗ trợ được BGH phê duyệt).
- Cùi vé máy bay, tàu, xe (đi và về).
- 01 bản photo giấy chứng nhận tham gia báo cáo tại hội nghị do BTC cấp.
- 01 bản photo bài báo cáo trình bày tại hội nghị.
- Bản gốc đơn xin hỗ trợ tham gia hội nghị đã được BGH phê duyệt.
- Quyết định cử đi tham gia hội nghị, hội thảo (đối với trường hợp đi nước ngoài).
Quý Thầy, Cô nộp hồ sơ thanh toán trực tiếp tại Phòng KHTC.
5. Thủ tục báo cáo sau khi tham dự hội nghị, hội thảo:
Trong vòng 10 ngày sau khi tham gia hội nghị, hội thảo, người được hỗ trợ có trách nhiệm báo cáo cho Phòng KHCN thông qua việc gửi email đến địa chỉ khcn@hcmute.edu.vn các hồ sơ như sau:
- Bản scan đơn xin đi hội nghị đã được phê duyệt.
- Bản scan Quyết định cử đi (đối với trường hợp đi nước ngoài).
- Giấy chứng nhận tham gia hội nghị.
- Bài báo cáo trình bày tại hội nghị.
- Bài báo đã đăng toàn văn trong kỷ yếu hội nghị (trong trường hợp kỷ yếu đăng sau thì vui lòng gửi thông tin cập nhật cho Phòng KHCN được biết khi bài báo được đăng).
- Bản scan phiếu chi kinh phí được hỗ trợ do Phòng KHTC cấp.
Trân trọng./.